Tecwill Oy
Parempi näkyvyys reaaliaikaisiin kustannuksiin projektilaskennan avulla
Projektilaskenta tehostaa projektikustannusten reaaliaikaista seurantaa Tecwillillä
Tecwill suunnittelee ja myy betoniasemia ja niiden ohjausjärjestelmiä.
Suuri osa yhtiön toimittamista tuotteista, jopa 90 %, menee vientiin pääosin Pohjoismaihin ja Venäjälle. Tecwill on käyttänyt Visma.net ERP -toiminnanohjausjärjestelmää sekä projektilaskentaa vuodesta 2018 asti. Talousjohtaja Sohvi Haavasoja on ollut tyytyväinen järjestelmään ja erityisesti sen projektilaskenta-moduuliin.
Tarve:
- Econet-toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen
- Projektilaskentatyökalun sisältyminen toiminnanohjausjärjestelmään
Haaste:
- Löytää kattava toiminnanohjausjärjestelmä, jossa mukana projektilaskentatyökalu. Tavoitteena parempi näkyvyys projektien tietoihin ja kustannuksiin.
Visman ratkaisu:
Hyödyt:
- Projektien reaaliaikaiset kulut seurattavissa ja verrattavissa budjetoituun
- Projektilaskenta antaa projekteista hyvän yleiskuvan ilman lisäkirjauksia tai tarkennuksia
- Projektilaskenta on parantanut datan laatua ja tarkentanut jälkilaskelmia
- Kattava selainpohjainen kokonaisratkaisu, jossa kaikki tarvittava yhdessä järjestelmässä
Tutustu asiakkaaseen
Tecwill Oy
Tecwill suunnittelee ja myy betoniasemia ja niiden ohjausjärjestelmiä.
Tavoitteena parempi näkyvyys projektin tietoihin ja kustannuksiin
Tarve toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamiselle heräsi, kun vanha järjestelmä Econet tuli tiensä päähän.
– Econet oli teknisesti niin vanha, että se ei tarjonnut kaikkia tarpeellisia toimintoja eikä teknologia vastannut meidän tarpeita. Lähdimme kartoittamaan uutta järjestelmää ja päädyimme Visma.net ERP -järjestelmään. Uuden järjestelmän ehdottomana vaatimuksena oli projektilaskentatyökalu, ja sen perusteella teimme päätöksen. Myös pilvipalveluna toimiva ohjelmisto oli iso plussa, kertoo talousjohtaja Sohvi Haavasoja.
Projektilaskenta-moduuli oli Vismalla vielä pilottivaiheessa tuohon aikaan, mutta Tecwill lähti rohkeasti pilotoimaan projektilaskentaa.
– Alkuun tuli vähän yllätyksiä, mutta asiat saatiin nopeasti korjattua ja toimimaan. Hyvä puoli pilotissa oli se, että pystyimme vaikuttamaan omalta osaltamme projektilaskennan kehitykseen, kuvailee Sohvi.
Projektilaskennan lisäksi Tecwillillä on käytössään Visma.net ERPin kaikki toiminnallisuudet aina taloushallinnosta logistiikkaan ja varastoon.
– Meillä on kaikki softat yhdessä ja samassa järjestelmässä, myös laskutus (Visma.net AutoInvoice). Meillä pyörii laskut tässä samassa järjestelmässä ja ne saadaan maksettua ja lähetettyä sitä kautta. Se on kätevää, kun koko taloushallinnolle riittää yksi järjestelmä, kertoo Sohvi.
Projektien reaaliaikaiset kulut seurantaan
– Projektilaskennan selkein hyöty meille on se, että näemme reaaliaikaisesti projektien kulut. Meitä kiinnostaa nimenomaan projektien kulupuoli ja se, paljonko on kertynyt kuluja budjetoituun verrattuna. Kun verrataan budjettia ja toteutunutta, niin saamme nopeasti myös kiinni budjetointivirheitä tai toteutumisvirheitä, kertoo Sohvi.
– Toinen selkeä hyöty projektilaskennan käytöstä on se, että olemme kehittäneet ja parantaneet sisäisesti omaa toimintaa. Nykyään saamme kohdistettua kulut niin, että seuranta syntyy automaattisesti ilman, että kenenkään tarvitsee tehdä järjestelmässä lisätoimenpiteitä. Projektien budjetteihin saatiin tietynlainen ryhtiliike ja myynti ja hankinta keskustelevat hyvin keskenään.
Myös raportoinnista on ollut hyötyä, ja sitä käytetään Tecwillillä paljon. Softasta löytyy valmiita raportteja ja niitä voi myös koostaa itse kyselyiden avulla.
– Kyselyitä on yllättävän helppo tehdä itsekin. Kun pääsen itse tekemään kyselyitä, niin näen mitä dataa meillä on, miten se tulee ulos ja miten sitä voi hyödyntää. Toki raportoinnin puolta voisi vielä kehittää lisää, mutta meille siitä on ollut kuitenkin paljon apua, kertoo Sohvi.
– Kokonaisuudessaan projektilaskenta antaa projekteista hyvän yleiskuvan ilman, että pitäisi tehdä lisäkirjauksia, tarkennuksia tai muita lisätoimenpiteitä. Se on tosi iso parannus aikaisempaan.
Projektilaskenta on parantanut datan laatua ja tehostanut jälkilaskelmia
Tecwillillä koetaan, että toiminta on parantunut laadullisesti projektilaskennan myötä. Myös data on sisällöllisesti oikeampaa.
– Projektilaskennan myötä projektien jälkilaskelmat ovat tarkentuneet todella paljon. Tämä helpottaa uusien projektien budjetointia ja antaa tarkkuutta laskelmiin. Visma.netin projektimoduulin valmiiden näkymien ja raporttien avulla voi helposti verrata myös projekteja keskenään, ja löytää mahdollisia toistuvia laskentavirheitä. Vanhan järjestelmän kanssa vastaava työ olisi vienyt huomattavasti enemmän aikaa. Projektilaskennan avulla ongelmakohdat löytyvät nopeasti ja niiden analysointi hoituu tehokkaasti, kertoo Sohvi.
Myös selainpohjainen käyttö on helpottanut järjestelmän käyttöä.
– Järjestelmään pääsee kiinni mistä vaan, vaikka ihan vaan tarkistamaan asioita. Ennen kirjanpitäjän ja tilintarkastajan oli pakko tulla toimistolle tekemään hommia, mutta nyt niitä voi tehdä etänä, kuvailee Sohvi.
Kokonaisuudessaan Tecwillillä koetaan, että projektien tiedot ovat nyt paljon helpommin saatavilla ja data on tarkempaa kuin ennen.
– Käyttäjän on helppo kirjata tiedot oikein järjestelmään ja isoja virheitä ei oikein voi tehdä. Nämä on niitä pieniä juttuja, mitkä sitten ovat kokonaiskuvassa isoja ja merkittäviä, toteaa Sohvi.
Suunnitelmissa laajentaa järjestelmää ja vähentää manuaalista työtä entisestään
Seuraavaksi suunnitelmissa on laajentaa järjestelmää ja integroida matka- ja kululaskuohjelmisto Visma.net Expense sekä työajanseuranta Visma Entry osaksi kokonaisuutta.
– Tämä vähentäisi meillä käsityötä ja manuaalista tietojen syöttöä järjestelmään, kun tiedot siirtyisivät automaattisesti järjestelmien välillä. Myös työntekijöiden tuntien kirjaus helpottuisi ja tuntiraportin täyttäminen kännykällä tuo joustoa, toteaa Sohvi.
Yhteistyö Visman kanssa on toiminut hyvin
Tecwill on ollut tyytyväinen yhteistyöhön Visman kanssa.
– Yhteistyö on sujunut hyvin ja on ollut helppo ja näppärä ottaa yhteyttä. Koen että olemme saaneet riittävästi tukea järjestelmän käyttöön. Aina kun on soitettu ja pyydetty apua, niin ongelmiin on löytynyt ratkaisu, kertoo Sohvi.
– Suosittelisin järjestelmää kyllä kokonaisuutena muillekin yrityksille. Visma.net ERP ja projektilaskenta on mielestäni hyvä etenkin taloushallinnon, johdon ja hankinnan näkökulmasta. Kun järjestelmään laittaa omalle yritykselle soveltuvat määritykset kuntoon ja käyttöönottaa sen kunnolla, niin dataa syntyy todella paljon ja se on kaikkien käyttäjien saatavilla. Myös tukkukauppoja ajatellen yksittäiselle tuotteellekin löytyy paljon dataa – tietoa on paljon ja sitä pystyy hyödyntämään omassa liiketoiminnassaan, päättää Sohvi.
Haluatko kokeilla, miten Visma.net ERP sopii oman yrityksesi tarpeisiin?